残業削減のメリットや方法・他社の成功事例から時間外労働の見直しを学ぶ

残業が減らない要因を解説

残業が減らない要因は、複数のものが組み合わさっています。以下では、主な4つの原因を解説します。

勤怠管理が十分にできていない

勤怠管理がずさんであったり、十分に把握できていなかったりすると、残業が減らない要因となります。従業員の労働時間を正確に把握できず、時間外労働がどのくらい発生しているのか分からないためです。

労働基準法において、従業員を雇用する使用者は従業員の労働時間を正しく把握する義務が定められています。そのため、上司が部下の労働時間を把握し、勤怠管理を適正に行わなければなりません。

リソースの管理ができていない

従業員のリソースについての管理ができていない場合、残業が増える要因となります。個人の能力と作業内容が合っていなければ効率的に業務を進められず、反対に従業員一人ひとりに適した仕事を割り振ることで業務が効率的に進められます。従業員1人ひとりの能力を評価し、適した業務を進めてもらうマネジメント能力があることで、残業を削減できるでしょう。

そもそもの業務量が多い

そもそもの業務量が多い場合、残業が増えてしまうのは当然のことです。作業が終了するまでの時間の見積もりが甘かったり、そもそも見積もりが行われていなかったりする場合、過剰な残業が発生します。一人あたりの業務量が適正であれば残業は自然と減少するため、従業員1人ひとりの適正な業務量を見積もりましょう。

残業がよしとされる風潮がある

日本企業には昔から、必要性や緊急度と関係なく、残業や早出による長時間労働がよしとされる文化が根付いている場合があります。企業内に残業することこそ仕事熱心だと捉えられる風潮があると、周りからの印象を気にしてあえて残業するケースが生まれやすくなります。

定時までに仕事を終える従業員こそ「自己管理がしっかりできている」と評価されるようになれば、残業はおのずと減っていくでしょう。

残業削減を推し進めるメリット

企業が残業削減を進めることでどのようなメリットがあるのか、主な4つを解説します。

生産性や効率の向上が期待できる

残業があたり前になると、仕事をゆっくりと進めるケースが起こりやすくなります。仕事に優先順位をつけ、業務の効率化を図ることができれば生産性や効率の向上が期待でき、定時内に仕事を終わらせられる可能性が高まるでしょう。

残業が減り、例えば1か月の残業代を300万円削減できた場合、残業代に加えそれに伴う企業負担の年金や健康保険税も削減できます。削減できた金額は、設備投資や従業員への福利厚生として還元可能です。

従業員のモチベーションが向上する

残業削減により、従業員のモチベーション向上が見込めます。企業が残業削減に取り組むことで、仕事は定時内に終わらせ早めに帰宅するという風潮が高まります。残業がなくなるとその分の時間をプライベートな時間にあてられ、ワークライフバランスが改善することで仕事へのモチベーションも向上するでしょう。

従業員の離職率が低下する

残業削減は、従業員の離職率低下も期待できます。厚生労働省は1か月の時間外労働が80時間を超えると過労死のリスクが上がるとしていますが、長時間の残業があたり前になると心身の健康に影響が出るため、80時間未満であっても体調を崩す可能性はあります。

従業員が体調不良やモチベーション低下により退職を選択すると、企業にとっては大きなデメリットです。適正な労働時間と働きやすい環境を整えることで、離職率を下げられます。

企業の社会的信用が向上する

一般的に、残業が多い企業はブラック企業、長時間労働の改善に取り組み残業削減できた企業はホワイト企業として評価されます。残業時間を減らし「ホワイト企業」というイメージができると、採用において有利となり、上場や資金調達の際にも社会的な信用が役立つ可能性もあるでしょう。

また、顧客や取引先からの評価が高まり、メディアで取り上げられる機会の増加も見込めます。宣伝広告をしなくても、ポジティブなイメージによって注目を集められ、売り上げの増加も見込めます。

残業削減の方法

ここでは、企業が残業を削減するために役立つ、具体的な方法を4つ解説します。

勤怠管理に役立つツールを導入・活用する

勤怠管理に役立つツールを導入し活用することで、労働時間を適正に把握でき残業削減につながります。労働時間や残業時間を正確に把握することは、労働者側・管理側双方が労働時間に対する意識を変え残業を削減するための第一歩です。さまざまなツールが存在するため、自社が必要となる機能を備えたツールを選択しましょう。

人事評価制度を見直す

残業することがよしとされる企業は、成果によって評価する人事評価制度の作成を検討しましょう。残業削減や業務効率化はコスト削減となり企業に貢献しているのだと従業員全員に周知した上で、成果で評価する制度を用意します。

また、業務改善のための案を現場から募集する方法もおすすめです。提出された案のなかからよいものを表彰すると、時間を効率的に使うことが評価される社内文化の醸成に役立つでしょう。

ノー残業デーを導入する

ノー残業デーを設けることも、残業を減らす1つの方法です。企業内には、他の従業員が残業するなかで自分だけ残業せず帰宅するのは申し訳ないと思い、残業している従業員がいる場合があります。

毎週何曜日かを「残業をしない日」と設定することで従業員間の共通意識が生まれ、早く帰りやすい雰囲気が社内に広がります。ノー残業デーが定着すると、定時で退社しようという空気が生まれ、残業しにくい雰囲気を作り出せるでしょう。

業務を標準化する

業務の標準化とは、すべての従業員が同じ成果を出せるよう業務の手順を設け、設定したルールに沿って業務を進められるようにすることです。手順を統一すれば経験値に差があっても円滑に業務を行える体制を作れ、従来は属人的で特定の従業員にかかっていた負担を減らせます。従業員ごとの負担の差をなくすことで、残業が多い従業員の負担を減らせるでしょう。

残業削減の取り組み・成功事例10選

残業時間の削減を実現させた他社は、どのような対策を取っているのでしょうか。

現場の工夫で残業が減った事例

まずは現場の従業員同士の工夫や職場環境の工夫で残業が減った事例をご紹介します。

1.ビッグローブ株式会社

「ビッグローブ株式会社」では、従業員が朝のミーティング時間にその日の退社時間を宣言していました。現在では、「アジャイル開発」という仕事の進め方を採用しており、個人の一週間の業務計画を所属チームが把握し、チーム内で声をかけあって早く帰る日や残業する日などを決めています。労働時間の削減だけが目的ではなく、バランスのとれた仕事になるよう自らがコントロールすることで働き方改革を行っているそうです。

2.株式会社クラシコム

「株式会社クラシコム」は、会社を立ち上げ以来定時の18時退社を目標に掲げてきました。就業時間の中でいかに効率よく仕事を進めることができるかを従業員が考え実行することによって、2006年の設立以来、従業員が率先して定時退社するほか、残業している従業員には声をかけるという社風を整えています。

3.SCSK株式会社

「SCSK株式会社」では健康経営をモットーに長時間労働の削減に取り組んでいます。従業員自身に仕事のあり方を考える機会を与え、帰り時間を掲示したり、立ち会議を導入したり工夫して、残業を減らす努力をしました。また、残業しなくても残業代がインセンティブとして支払われるというユニークな取り組みもあります。残業が減ったことで増収増益となり、従業員のストレスによるメンタルヘルスも改善されました。

4.カルビー株式会社

「カルビー株式会社」では、残業時間の削減を含めた働き改革を推進しています。トップが率先して従業員に早い退社を促すほか、社内のインテリアもガラス張りにしたり、従業員が座る席をある一定の時間ごとに変えたりしてあえて落ち着かない環境にしています。成果を上げられれば出社や退社時間にはこだわらないというトップの決断は、従業員にとって不要な作業をなくし仕事のスピードと効率を上げることに成功しました。

5.認定NPO法人　フローレンス

小規模保育事業や障害児保育事業を展開する「認定NPO法人 フローレンス」のシステム部門では、業務の一部を外部のクラウドサービスなどに委託することにより、残業時間の削減に取り組んでいます。また、従業員1人ひとりが業務時間内に最大限のパフォーマンスを行うことで残業をしないという意識を高め、一日の平均残業時間を30分以内に収めています。

会社の制度によって残業が減った事例

1.トリンプ・インターナショナル

「トリンプ・インターナショナル」は、1990年代に就任した当時の代表取締役が「ノー残業デー」を含めたスピードと効率を重視した様々な施策を取り入れ、19年連続の増収増益を達成しました。当時の社長退任後も残業しないという社風は残っており、残業をした場合上司と従業員が反省会を開いています。

2.伊藤忠商事

「伊藤忠商事」は単純な残業時間の削減から、効率的な働き方の実現のための従業員の意識改革を推進する方向へと見直しを図りました。2013年より、深夜勤務を禁止、20時から22時までの勤務も原則禁止とし、勤務が必要になる場合は事前申請をすることとしています。代わりに朝5時から8時までの早朝勤務を推奨し、深夜勤務と同様の割り増し賃金を支給することで、導入後3年で導入前は約30％あった20時以降の残業が約5%まで減りました。

3.株式会社富士通ワイエフシー

「株式会社富士通ワイエフシー」では、2010年より全従業員が在宅勤務できるようになり残業時間の削減を実現させました。在宅勤務する上では、セキュリティとルールを明確化することによって、在宅でも深夜まで仕事をしないという工夫もされています。

4.株式会社カヤック

手当をサイコロの目で決めるなど、ユニークな社内制度を生み出している「株式会社カヤック」では、週に一度19時に強制的に消灯するという取り組みがされています。

5.ニッセイ情報テクノロジー株式会社

残業が減った企業ランキングで上位を獲得した「ニッセイ情報テクノロジー株式会社」には、週一度の18時退社と月一度の有給休暇取得という二つのルールがあります。従業員の意識には残業しない日を作るということがしっかりと芽生えています。

それぞれ企業の残業削減事例をご紹介しました。それぞれ、「現場での工夫」を促す方法と「会社の制度として業務時間の制限」というカタチがあるようですね。現場の工夫と管理側の制度作りという二通りの方法がありますが、社風によっても有効な手段が異なります。しかし、もっとも大切なことは管理側と現場の従業員がともに協力しながら残業削減に向けて取り組んでいくことが大切です。

厚生労働省「時間外労働削減」の好事例集の紹介

厚生労働省が時間外労働を減らす努力をする企業向けにまとめた「時間外労働削減の好事例集」から、効果が見られた残業対策をご紹介します。

残業の事前申請制度導入

従業員が残業を行う場合に管理職に事前申請をします。管理職は申請と従業員の生産計画を参照し、残業が適正であるかどうかを確認し、承認するか否かを決定します。事前申請制度によって業務内容や量、時間の管理がされるようになり、従業員は業務の効率化を図るようになりました。

業務ローテーションの採用

ひとりの従業員に作業が集中しないよう、従業員全員がさまざまな業務をこなすことができるようローテーション制にします。その結果、従業員同士がサポートし合い業務が平準化され、長時間労働の削減が期待できます。

顧客を巻き込み業務改善

自社コストを削減することは顧客への費用請求も削減が可能になるという理由から、やりとりする書類を統一化したり、内容の確認に要する時間を削減したりする提案を行ないます。双方の業務効率化や平準化により残業時間の削減を図ります。

残業削減に向けては従業員の意識改革も大切

残業時間の削減については、会社がルールを定めるほか、従業員が「残業をしないようにする」意識を持てるよう改革することも大切と考えられます。各会社の残業時間削減方法はさまざまで、ユニークな方法によって残業時間が削られたというケースもあります。業務の効率化を図るためにも有効な、残業時間の削減に向けた対策を取り入れてはいかがでしょうか。

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