勤怠管理とは？必要性や方法別のメリット・デメリット、労務管理との違いを解説
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こんにちは。シェアNo.1クラウド勤怠管理システム「タッチオンタイム」のコラムチームです。労働時間の把握や適切な労務管理に欠かせない「勤怠管理」について解説します。また勤怠管理の基本から、労務管理との違い、日本での普及状況、対象となる従業員や管理すべき項目、導入のメリット・デメリットについても解説します。
自社に最適な勤怠管理システムの選び方も紹介するので、なぜ勤怠管理が重要なのかを知りたい人は必見の内容です。
目次
勤怠管理とは
勤怠とは、「出勤と欠勤」のことで、従業員の出勤状況を示す言葉です。また、それを管理することを「勤怠管理」といいます。
勤怠管理と労務管理の違い
労務管理は、労働環境や条件を管理する業務です。その範囲には給与管理、社会保険の手続きなどのほか、従業員の労働における数字的な記録を管理する勤怠管理も含まれます。つまり、勤怠管理は労務管理の一部であるといえます。
勤怠管理の登場と普及
勤怠管理の歴史を紐解いてみると、日本で勤怠が管理されるようになったのは江戸時代からという説があります。当時は当然ながら、すべて手書きのアナログスタイルでした。
そして、手書き勤怠管理の転機となるタイムレコーダーは、1871年にアメリカで誕生しました。日本にタイムレコーダーが入ってきたのはだいぶ後のことになります。やがて日本にもタイムレコーダーが導入され、多くの工場などで利用されるようになりました。
日本の勤怠管理事情
日本には高度成長期の時代がありました。企業や工場の新規設立が多くなり、労働人口が増え、日本でもタイムレコーダーが活躍するようになりました。
タイムカードには従業員の氏名の記載があり、出勤時と退社時にはタイムレコーダーに用紙を差し込み、印字するという管理体制です。手書きの勤怠管理より正確で簡単に管理できるとはいえ、この先の集計作業は手作業になるため、当時の総務人事経理部はかなり負担がかかっていました。
しかし、集計作業による大変な労力は、その後のデジタル化によって解消されています。コンピューターと連動する仕組みのタイムレコーダーや勤怠管理システムの登場により、勤務時間の自動集計が可能となりました。最近では、ただ勤怠を管理するだけではなく、その会社の就業ルール・変形労働制などに合わせて残業時間の算出ができるシステムもあります。他にも、有給休暇の申請・管理、ワークフロー機能、シフト管理機能、給与ソフト連携機能、生体認証打刻、多言語対応など、多岐にわたる機能が揃った勤怠管理システムが数多く登場しています。
勤怠管理をおこなうべき企業や事業所とは
勤怠管理をおこなうべき企業や事業所は、労働基準法のうち労働時間にかかる規定（労働基準法第4章）が適用される全ての事業場です。業種や業界、企業の規模などは問いません。従業員を雇用しているほぼ全ての企業に勤怠管理の義務があるといえます。
勤怠管理の対象となる従業員
勤怠管理の対象となる従業員は、管理・監督者と、みなし労働時間制が適用されないすべての労働者です。なお、事業場外労働を行う労働者は、みなし労働時間制が適用される時間に限り、勤怠管理の対象となりません。
勤怠管理で管理する項目
勤怠管理では、労働者に対するさまざまな項目を管理します。項目を4つに分けて解説します。
※参考：労働基準法 | e-Gov 法令検索
※参考：労働時間の適正な把握のために–使用者が講ずべき措置に関するガイドライン
始業・終了時刻、労働時間、休憩時間
労働時間を正確に把握するために必要な項目です。賃金算定のため、始業・終業については1分単位で管理する必要があります。休憩の開始時刻と終了時刻についても細かく記録しましょう。
時間外労働時間、深夜労働時間、休日労働時間
時間外労働や深夜残業、休日出勤を行った場合、割増賃金を支払わなければなりません。それぞれ、異なる割増率が適用されるため、正確な時間把握が求められます。
出勤日、欠勤日、休日出勤日
休日を正しく取得できているか、休日出勤があった際に振替休日や代休を取得できているかを正確に把握するために必要です。法定休日は、就業規則などに記載がない場合は、原則週1回に定められています。出勤日、欠勤日、休日出勤日は、一か月単位で把握します。
有給取得日数・残日数
有給休暇の取得は、使用者としての義務です。現在、年次有給休暇の取得も義務化されています。年次有給休暇管理簿には、次の事項を記載します。
- 時期：年次有給休暇を取得した日
- 基準日：年次有給休暇を付与した日
- 日数：年次有給休暇の付与日数
勤怠管理の注意点
勤怠管理を行う場合、雇用形態による勤務の違いや扶養控除内での勤務管理者への配慮について意識しておきましょう。それぞれについて解説します。
雇用形態により勤務の違いがある
雇用形態は、正社員・契約社員・アルバイトなど雇用契約の種類のことです。雇用形態に関わらず、勤怠管理は全ての従業員に対して必要です。ただし、契約社員やアルバイトなどは、個々で休日や労働時間に違いがある場合があります。雇用形態や労働条件を正確に把握した上での勤怠管理が重要です。
扶養控除内での勤務希望者へ配慮する
扶養控除内での勤務を希望している場合は、扶養控除内に収まるように配慮した勤怠管理を心がけましょう。扶養控除の範囲を超えると、所得税や社会保険加入義務が発生します。繁忙期など、やむを得ず時間外労働をする必要がある場合は、他の勤務日を調整して、総労働時間を抑えましょう。
勤怠管理はなぜ必要なのか？
勤怠管理が必要である理由は、労働基準法から読み解くことが可能です。労働基準法の第一章には「労働条件は、労働者が人たるに値する生活を営むための必要を充たすべきものでなければならない。」と記されています。また、他の項では「賃金は労働した日もしくは時間によって算出される」とあります。
これらの内容から、勤怠管理は労働者が労働に対する対価（賃金）を正当に得るため、そして健康的に生活を営むために、労働量を可視化するためのもの、と要約できるでしょう。
さらに、これまで従業員の勤怠状況の管理について、明確に記載されていませんでしたが、働き方改革により2019年4月に労働安全衛生法が改正され、従業員の勤怠状況を把握することが義務付けられました。これにより、従業員の勤怠管理を把握することが必須となりました。
第六十六条の八の三
事業者は、第六十六条の八第一項又は前条第一項の規定による面接指導を実施するため、厚生労働省令で定める方法により、労働者（次条第一項に規定する者を除く。）の労働時間の状況を把握しなければならない。
また、経営的な側面から考えると、生産金額における労働時間などを集計すれば、時間当たりの生産性がわかるようになるため、経営指標の一つとして役立てることも可能です。
勤怠管理の方法とメリット・デメリット
厚生労働省が平成29年1月20日に策定した「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では、勤怠管理の手法について、下記のように記されています。
始業・終業時刻の確認及び記録の原則的な方法
使用者が始業・終業時刻を確認し、記録する方法としては、原則として次のいずれかの方法によること。
ア 使用者が、自ら現認することにより確認し、適正に記録すること。
イ タイムカード、ＩＣカード、パソコンの使用時間の記録などの客観的な記録を基礎 として確認し、適正に記録すること。
勤怠管理には、さまざまな手法があり、それぞれにメリット・デメリットがあります。ここでは代表的な勤怠管理方法であるタイムカード（タイムレコーダー）、エクセル管理、勤怠管理システムについて簡単に紹介します。
1. タイムカード（タイムレコーダー）
タイムカードによる勤怠管理は、従業員が自分でタイムカードに打刻するだけとシンプルで、導入にもあまりコストがかかりません。
しかし、働き方改革関連法で義務化とされた時間外労働の上限規制に正しく対応するには、タイムカードによる勤怠管理は不向きです。打刻漏れや不正打刻のリスクや集計作業や管理に手間がかかるなど、アナログゆえにおこるデメリットが多くあります。
詳しくは、「勤怠管理システムってどれだけ便利？タイムカードと勤怠管理システムの比較」の記事で、タイムカードによる勤怠管理について説明しています。
2. エクセル（Excel）管理
エクセル（Excel）による勤怠管理は、エクセルを使える環境さえあれば、打刻するレコーダーや備品などは必要ないため、手軽に導入ができます。また、無料のエクセルテンプレートも多くあるため、作成も簡単です。しかし、法改正により『従業員の労働時間の「客観的な把握」が使用者の義務』が明記され、自己申告制により始業・終業時刻の確認及び記録を行う場合の措置について、記されています。
エクセル管理は、「自己申告制」に当たると考えられ、勤怠管理をする上でいくつかの注意が必要です。詳しくは「エクセルの無料テンプレートで簡単に効率よく勤怠管理をしよう」の記事で、エクセル管理について説明しています。エクセル管理における注意点についても詳しく説明していますので、ご確認ください。
3. 勤怠管理システム
勤怠管理システムは、今回挙げた4つの方法のなかで、もっとも働き方改革による法改正に対応した管理方法です。有給管理や従業員の労働時間・残業時間の正確な把握、テレワーク・在宅勤務、フレックス出社の対応など、リアルタイムで就業状況を確認することができるため、安心です。
また、面倒な勤務集計作業はシステムが自動で行ってくれるため、リアルタイムで正確な労働時間を把握できます。ただし、サービスによって費用が大きく異なるため、勤怠管理システムの導入には慎重に対応しましょう。
4.紙での管理
紙で管理する方法では、出勤時と退勤時に従業員が手書きで出勤簿に記入します。カレンダー形式のフォーマットを使用したり、紙のフォーマット上に出勤・退勤時刻や残業時間などをまとめて記載したりするなどの方法があります。
勤怠管理システムの選び方
勤怠管理には、勤怠管理システムの導入がおすすめです。ここでは、勤怠管理システムの選び方を解説します。
使いやすさで選ぶ
勤怠管理システムによって、操作画面、ボタン、アイコンなどのUIは異なります。勤怠管理システムは、全ての従業員が毎日使用します。基本的な機能がスムーズに利用できるか、使いやすさ、操作のしやすさを重視しましょう。必要な情報がストレスなくスピーディーに取り出せるかどうか、実際に操作して確認するとよいでしょう。
従業員の勤怠状況に応じた機能の有無で選ぶ
勤怠管理システムの機能は多岐にわたります。自社に必要な機能があるかどうかも勤怠管理システムを選ぶポイントです。従業員の勤怠状況、就業規則や多様な働き方などにどこまで合わせられるか、カスタマイズ性も視野に入れたうえで、自社において自動化・効率化したい部分が網羅されているものを選ぶとよいでしょう。
導入、運用のコストから選ぶ
勤怠管理システムにかかるコストは、継続的に発生します。単純にコストと機能だけを見るのではなく、導入することによるメリットとのバランスを踏まえて検討することが重要です。また、従量課金制、月額制など課金方法も異なります。自社の予算にあったサービスを選択しましょう。
業務負担を軽減できるかで選ぶ
多くの機能をもつ勤怠管理システムを導入したからといって、必ず業務が効率化できるとは限りません。勤怠管理システムは、自社の課題を解決し、業務負担を軽減できるか、効率化につながるかを確認しましょう。他のシステムと連携できるタイプを選べば、バックオフィス全体が効率化でき、業務負担が減らせます。導入前に製品デモや無料トライアル期間を利用して、業務負担をどれだけ軽減できるか検証しましょう。
勤怠管理システムの導入の検討
日本では長時間労働による過労死が幾度となく問題となり、解決策の1つとして「働き方改革」が誕生しました。法改正により、企業はこれまで曖昧な管理でも通用していた、従業員の労働時間・有給休暇の取得などに対して厳格な管理を求められるようになりました。
法改正に正しく対応するためには、タイムカードやエクセルによる勤怠管理は不向きのため、勤怠管理システムを導入する企業が非常に増えています。
また、フレックス勤務や時差出勤勤務、テレワーク・在宅勤務などの多様な勤務形態に対応するために、勤怠管理システムを導入する企業は少なくありません。
もし勤怠管理をタイムカードやエクセルなどで行っている場合は、これを機にシステム化を検討してみてはいかがでしょうか？
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まだ、タイムカードやエクセル管理などで勤怠管理をしているのなら、この機会に、勤怠管理システムの導入を検討してみることをおすすめします。まずは、30日間の無料トライアルで、勤怠管理システムを体験してみてはいかがでしょうか？
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