運送業向け勤怠管理システムとは？種類や機能・導入メリット・選び方を解説

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運送業では勤務形態が複雑なため勤怠管理が難しい

運送業では、早朝・深夜の運行や日をまたぐ勤務に加え、荷待ち時間、休憩時間などをドライバーごとに把握しなければなりません。直行直帰も多く、勤務実績が自己申告になりやすいため、申告漏れや記録のずれが生じるケースもあります。

さらに、ドライバーだけでなく、倉庫の仕分けスタッフや事務員など、勤務形態や雇用条件が異なる従業員をまとめて管理する必要があります。2024年4月からは、トラックドライバーの時間外労働に年960時間の上限が適用され、改善基準告示も改正されました。

勤怠を正確に把握できなければ、長時間労働の見落としや給与計算の誤り、未払い賃金などのトラブルにつながります。法令を守りながら安全な運行体制を維持するためにも、現場の実態に合った勤怠管理が欠かせません。

※参考：トラック運転者の改善基準告示｜厚生労働省

運送業向け勤怠管理システムの種類

運送業向け勤怠管理システムは、料金や搭載されている機能によってさまざまな製品があります。無料で利用できるものから、1人あたり月額数百円で利用できるもの、運送業特有の業務まで幅広く管理できる高価格帯のシステムまで選択肢はさまざまです。

料金は利用人数やプラン、オプションによって異なるため、ここではおおまかな価格帯を3つに分けて、それぞれの特徴を解説します。

無料・低価格帯｜基本的な勤怠管理を始めやすい

無料・低価格帯には、出退勤の打刻や労働時間の集計、残業・休暇申請など、基本的な勤怠管理機能を備えた製品があります。無料プランのほか、1人あたり月額数百円程度から利用できる製品もあり、導入コストを抑えやすい点が特徴です。

タイムカードやExcelから勤怠管理システムへ移行したい企業にも適しています。ただし、無料プランでは利用人数や機能、データ保存期間などに制限が設けられている場合があるため、事前に確認しておきましょう。

中価格帯｜必要な機能を幅広く利用しやすい

1人あたり月額300円～1,000円程度を目安とする価格帯では、基本的な勤怠管理に加え、GPS打刻やシフト管理、各種申請、給与計算システムとの連携など、幅広い機能を利用できる製品があります。

複数の職種や勤務パターンをまとめて管理したい場合など、料金と機能のバランスを重視する企業に向いています。利用したい機能が標準料金に含まれるのか、オプション料金が必要なのかも比較しておきましょう。

高価格帯・個別見積もり｜運送業特有の業務にも対応しやすい

月額固定制や個別見積もりのシステムには、勤怠管理に加えて、デジタコとの連携や運転日報、改善基準告示に対応した労働時間管理など、運送業特有の業務を支援する製品があります。

複数拠点や多くのドライバーを管理する場合や、勤怠管理だけでなく安全管理・運行関連業務まで効率化したい企業では選択肢となります。ただし、価格だけで対応範囲を判断せず、自社に必要な機能や既存システムとの連携可否まで確認することが重要です。

運送業特有の課題を解決する勤怠管理システムのおもな機能

勤怠管理システムは、製品によって搭載機能や外部システムとの連携範囲が異なります。導入後のミスマッチを防ぐには、自社の課題や現場の運用に必要な機能を整理することが大切です。ここでは、運送業で役立つおもな機能を解説します。

改善基準告示対応機能｜法令遵守を支援する

改善基準告示対応機能は、ドライバーの勤務状況を集計し、基準への抵触が近づいた際にアラートなどで知らせる機能です。改善基準告示では、代表的な項目として

• 「1年・1か月・1日の拘束時間」
• 「勤務終了後の休息期間」
• 「運転時間」
• 「連続運転時間」

などが定められています。
こうした項目をシステム上で確認できれば、2024年4月に適用された改正改善基準告示に沿って勤務状況を確認しやすくなり、配車や運行計画の見直し、長時間労働の防止に役立ちます。管理者が違反の兆候を早めに把握できる点も利点です。

残業申請機能｜申請業務を効率化する

残業申請機能は、従業員がスマートフォンなどから残業を申請し、管理者がシステム上で確認・承認できます。

紙の申請書を回収して勤怠データへ転記する手間を減らせるほか、申請漏れや承認待ちの状況も把握しやすくなり、残業管理の運用を統一できます。承認履歴を残せるため、確認作業にも役立ちます。

GPS打刻機能｜不正打刻を防止する

GPS打刻機能は、スマートフォンなどで出退勤を記録した際に、打刻時の位置情報も取得する機能です。

直行直帰や配送先で勤務するドライバーの打刻場所を確認しやすくなり、指定場所以外からの打刻や代理打刻を防ぐだけでなく、勤務実態の客観的な把握にも役立ちます。自己申告による記録のずれも抑えやすくなります。

シフト・勤務表作成機能｜勤務管理を効率化する

シフト・勤務表作成機能は、従業員ごとの勤務予定や休日、勤務時間帯をシステム上で作成・共有できます。

早朝・深夜勤務や日をまたぐ運行、複数の勤務パターンにも対応しやすく、紙やExcelで起こりやすい転記ミスや変更内容の共有漏れを減らせます。急な配車変更にも対応しやすくなる点が特徴です。

モバイル打刻｜外出先から打刻できる

モバイル打刻があれば、ドライバーは配送先や休憩場所からスマートフォンで出退勤を記録できます。

拠点では専用タイムレコーダー、外出時はモバイル打刻と使い分けられる製品を選ぶことで、操作に不慣れな従業員にも配慮しながら、現場への定着を進めやすくなります。打刻方法を無理に統一しないことが重要です。

日報管理機能｜日報作成を効率化する

日報管理機能は、運行内容や作業時間、休憩時間などをシステム上で記録・管理できます。

デジタコやアルコールチェッカーと連携できる製品では、運行データや検査結果を日報作成に活用できるため、ドライバーの手入力や管理者による転記・確認の負担を減らせます。記録漏れの防止や日報の精度向上にもつながります。

運送業で勤怠管理システムを導入するメリット

勤怠管理システムを導入すると、労働時間を正確に把握できるだけでなく、管理部門や現場の業務負担も見直せます。ここでは、導入によって会社全体やドライバーの働き方がどのように変わるのかを解説します。

改善基準告示や法改正へスムーズに対応できる

勤怠データを蓄積することで、改善基準告示や法改正があった際も、自社の勤務実態と照らし合わせて対応できます。集計方法や帳票を一から作り直す負担を抑えられるため、制度変更に合わせた配車計画や人員配置の見直しにも早い段階で着手しやすくなります。

勤怠管理や給与計算の業務負担を軽減できる

打刻から集計、申請、給与計算までを連携すれば、転記や照合作業にかかる時間を減らせます。複数の営業所や車庫がある場合も、月末にタイムカードを回収・郵送する必要がなくなり、本社から各拠点の勤怠状況を確認できるため、締め作業を進めやすくなります。

労務管理の精度向上とコンプライアンス強化につながる

客観的な勤怠データを残すことで、長時間労働や申請漏れを早期に把握し、配車や勤務計画を見直せます。監査や労働時間に関する確認を受けた際も、必要な記録を整理しやすくなります。荷待ち時間を記録できる製品なら、荷主との業務改善の協議に活用することも可能です。

ドライバーの負担を軽減し、働きやすい環境を実現できる

外出先から打刻や申請、日報作成ができれば、手続きのために事業所へ戻る負担や待ち時間を減らせます。加えて、働いた時間が客観的な記録として残り、給与計算に正確に反映されやすくなるため、ドライバーの安心感や勤務評価に対する納得感の向上にもつながります。

※関連記事：勤怠管理システムのおすすめ26選｜導入メリットや選び方を解説

運送業向け勤怠管理システムを選ぶ際のポイント

運送業向け勤怠管理システムには多くの導入メリットがありますが、自社に合わない製品を選ぶと、現場に定着せず十分な効果を得られません。料金や機能だけで判断せず、勤務形態や打刻環境、操作性まで確認することが大切です。

選定時に確認したいポイントを解説します。

継続して利用しやすい料金体系になっているか

料金は月額費用だけでなく、初期設定費用やタイムレコーダーの導入費用、サポート費用、外部システムとの連携費用まで確認しましょう。従業員数や拠点数に応じて料金が増える製品もあるため、増員や拠点追加を想定した年間費用で比較することが重要です。

改善基準告示対応やGPS打刻など、必要な機能が追加料金になっていないかもチェックしておきましょう。

自社の勤務形態や運用に対応しているか

早朝・深夜勤務、日をまたぐ運行、直行直帰、複数回の出退勤など、自社の勤務形態を正しく処理できるか確認しましょう。職種ごとに異なる就業ルールや残業申請の承認経路に加え、現在利用している給与計算システムとの連携可否も重要です。

無料体験やデモでは、実際の勤務パターンを登録し、集計結果やデータ出力まで確かめておく必要があります。

スマートフォンやGPS打刻に対応しているか

配送先や車庫から打刻する場合は、スマートフォンやGPS打刻への対応を確認しましょう。位置情報の取得だけでなく、通信環境が不安定な場所での利用可否や、私物端末を使わない従業員への対応も重要です。

拠点では専用タイムレコーダー、外出時はスマートフォンというように、勤務場所や従業員に応じて打刻方法を併用できる製品が適しています。

誰でも使いやすい操作性になっているか

機能が充実していても、打刻や申請の操作が複雑では現場に定着しません。ドライバーが迷わず打刻できるか、管理者が勤務状況や申請漏れをすぐ確認できるかを、実際の画面で確かめましょう。

初期設定の支援や操作説明、電話・メールでの問い合わせ対応など、導入前後のサポート体制も重要です。

まとめ

運送業では、複雑な勤務形態や改善基準告示への対応を踏まえ、現場の実態に合った勤怠管理が欠かせません。システムを選ぶ際は、料金や機能だけでなく、勤務形態への対応力、打刻方法、操作性、サポート体制まで確認し、現場に定着しやすい製品を選びましょう。

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