残業申請とは？基本ルールや承認フロー、36協定との関係も解説

残業申請とは？

残業申請とは、従業員が時間外労働を行う前に、その内容や理由を会社へ申し出て承認を得る手続きです。企業が労働時間を適切に管理し、割増賃金の未払いや過重労働を防ぐうえで欠かせない仕組みとなっています。申請の有無にかかわらず、実際に働いた時間は賃金の支払いや労働時間の把握の対象となるため、申請制度はあくまで管理を補助する手段として位置づける必要があります。

まず、残業の位置づけを理解するために、法定労働時間との違いや、36協定との関係を解説します。

残業（時間外労働）と法定労働時間の違い

労働基準法では、1日8時間・週40時間を超える労働を法定時間外労働、いわゆる残業として扱います（労働基準法第32条）。一方、企業が就業規則で定める所定労働時間は、法定労働時間の範囲内で設定されるものであり、法定労働時間より短いことも少なくありません。

所定労働時間を超えていても法定労働時間内であれば、割増賃金の支払い義務は生じないという違いがあります。この所定内・所定外の区分は、残業申請の対象範囲を決めるうえでも基準になります。

※参考：労働基準法第32条

法定労働時間を超える残業には36協定の締結・届出が必要

法定労働時間を超えて労働者に残業をさせる場合、企業はあらかじめ労働者代表と36協定（時間外労働・休日労働に関する協定）を締結し、所轄の労働基準監督署へ届け出る必要があります。36協定の締結・届出がないまま法定時間外労働をさせると、労働基準法第119条に基づき、6か月以下の拘禁刑または30万円以下の罰金の対象となるおそれがあります。

残業申請の運用は、この36協定の範囲内で労働時間を管理するための実務的な手段としても位置づけられます。協定で定めた上限時間に近づいている従業員を早期に把握できれば、上限超過を未然に防ぐ対応にもつながります。

※参考：労働基準法に基づく各種届出

所定労働時間を超える法定内残業でも申請が必要になるケース

法定内残業であっても、企業によっては残業申請を求める場合があります。代表的なケースは、以下のとおりです。

実労働時間を正確に把握し、給与計算に反映させるため

所定労働時間を超えていても法定労働時間内であれば割増賃金は発生しませんが、実際に働いた時間そのものは賃金の支払いの対象となります。申請がなければ、労働時間を正確に把握できません。

法定時間外労働への移行を早期に把握するため

所定労働時間を超える労働が続くと、いずれ法定労働時間（1日8時間・週40時間）に達し、割増賃金の対象になる場合があります。所定内の段階から申請させることで、法定時間外労働への移行を事前に把握できます。

変形労働時間制やシフト制で、日によって所定労働時間が異なるため

日ごとに所定労働時間が変動する働き方では、その日の所定労働時間を超えているかどうかが分かりにくくなります。申請を通じて、所定内・所定外の区分を明確にする必要があります。

所定内・所定外を問わず、実労働時間を申請の対象とする企業は少なくありません。申請対象の範囲をあいまいにしたままにすると、従業員ごとに申請の判断基準が異なってしまうおそれがあるため、あらかじめ社内で線引きを決めておくことが望まれます。

残業申請制度を導入するメリット

残業申請制度には、労働時間管理の面でいくつかのメリットがあります。導入することで、以下のような効果が期待できます。

労働時間を可視化して長時間労働の抑制につながる

残業申請を導入すると、誰がいつ、どのくらいの時間外労働を行っているかを事前に把握できます。申請内容を月単位で集計すれば、特定の従業員や部署に残業が偏っていないかを確認しやすくなり、長時間労働の兆候も早期に把握できます。健康障害のリスクが高まる前に、業務の分担や人員配置を見直すきっかけにもなります。

不要な残業を減らし人件費・生産性の両面で効果が見込める

残業の理由や必要性を事前に申請させることで、業務量に見合わない残業や、慣習化した残業を見直すきっかけになります。不要な残業が減れば、割増賃金を含めた人件費の抑制につながるほか、限られた時間内で業務を終わらせる意識が高まり、生産性の向上も見込めます。申請の理由を可視化することで、業務プロセス自体の改善につながるケースもあります。

残業申請制度の注意点・デメリット

一方で、残業申請制度には運用面での注意点もあります。制度を導入するだけでは、意図した効果が得られない場合もあるため、あわせて押さえておく必要があります。

承認フローが形骸化し申請が形だけになるおそれがある

残業申請制度を導入しても、申請の承認が形式的なものになり、実質的なチェック機能を果たさなくなるケースも考えられます。上長が内容を十分に確認せずに承認を続けると、労働時間の可視化という制度本来の目的が果たせなくなるおそれがあります。

無申請残業・サービス残業を招く可能性がある

申請の手続きが煩雑であったり、残業を申請しづらい職場の雰囲気があったりすると、実際に働いた時間を申請しない、いわゆる無申請残業やサービス残業が発生しやすくなります。打刻記録と申請内容にずれが生じている場合は、実態と乖離していないか確認することが必要です。乖離が続いているにもかかわらず放置すると、未払い残業代の発生や、労働基準監督署からの是正指導につながるおそれがあります。

残業申請のルールを設計する際のポイント

残業申請の仕組みを機能させるためには、あらかじめ運用ルールを明確にしておくことが重要です。ここでは、設計時に押さえておきたいポイントを解説します。制度を作った後に見直しが必要になると、現場の混乱につながるため、運用開始前に検討しておきましょう。

申請するタイミングと必要項目を明確にする

残業申請は、原則として残業を行う前に提出させる必要があります。申請項目としては、残業の日時、想定される時間、業務内容、理由などを設定し、承認者が内容を判断できる情報を揃えておくことが望まれます。項目が少なすぎると承認の判断材料が不足し、多すぎると入力の手間から申請が敬遠されるため、業務の実態に見合った項目数に調整することが大切です。

承認者と承認フローを決める

承認者が誰であるか、複数の承認段階を設けるかどうかをあらかじめ決めておく必要があります。承認者が不在の場合の代理承認ルールも定めておくと、申請が滞る事態を防げます。承認権限が特定の1人に集中していると、その承認者が不在の間に無申請残業が発生する原因にもなりかねません。

事前申請が難しい場合に備えて事後申請のルールも定める

急なトラブル対応など、事前申請が難しい場面も想定されます。こうしたケースに備えて、事後申請を認める条件や、申請の期限を就業規則に定めておくと、無申請残業の発生を抑えやすくなります。事後申請を安易に常態化させないよう、対象となる事由をあらかじめ限定しておくことも大切です。

残業申請を適切に運用するための実務対応

残業申請制度を形骸化させないためには、日々の運用面での工夫も欠かせません。ルールを整備するだけでなく、継続的に実態を確認する体制も必要です。

就業規則に残業申請のルールを明記して周知する

残業申請の対象となる時間や、申請に必要な項目、承認フローについては、就業規則に明記したうえで従業員へ周知することが必要です。ルールが共有されていないと、申請の有無や内容に個人差が生じます。入社時の説明や社内掲示だけでなく、定期的に周知の機会を設けることで、ルールの形骸化を防ぎやすくなります。

申請内容と実績の突き合わせを定期的に行う

申請された残業時間と、実際の打刻記録に基づく労働時間との間にずれがないかを、定期的に確認する必要があります。突き合わせを行うことで、無申請残業やサービス残業の早期発見につながります。

勤怠管理システムで申請・承認・実績を一元管理する

残業の申請から承認、実績の記録までを紙やメールで管理すると、確認作業に手間がかかるうえ、申請漏れや承認忘れも起こりやすくなります。勤怠管理システムを導入すれば、申請から承認までの流れをシステム上で完結でき、打刻データに基づく実績との突き合わせも自動で行えるため、担当者の確認作業を効率化できます。承認者への通知や承認状況の一覧表示ができるシステムもあり、申請の滞留防止も期待できます。

関連記事：勤怠管理システムのおすすめ26選｜導入メリットや選び方を解説

まとめ

残業申請は、法定時間外労働を適切に管理し、割増賃金の未払いや長時間労働を防ぐための重要な仕組みです。36協定の範囲内で労働時間を管理するためにも、申請のタイミングや必要項目、承認フローをあらかじめ明確にしておく必要があります。制度を形だけのものにしないためには、就業規則への明記や、申請内容と実績の突き合わせといった日々の運用も欠かせません。

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