有給休暇の計算方法とは？付与日数や給与の計算方法を解説

有給休暇とは？

有給休暇（年次有給休暇）とは、労働基準法において一定の条件を満たした労働者に対して付与が義務付けられている休暇制度です。

有給休暇を取得した日は賃金が発生するため、従業員は給与を減らすことなく心身のリフレッシュや私用に充てられます。企業の労務・管理担当者は、有給休暇の計算方法や法令を理解し、適切に付与・管理しなければなりません。

有給休暇の付与条件と計算方法

有給休暇は、労働基準法で「雇入れの日から6か月継続勤務していること」と「全労働日の8割以上出勤していること」の2つの条件を満たした労働者に付与することが定められています。なお、勤続年数に応じて付与日数が増加していくほか、週の所定労働日数や年間所定労働日数によっては付与日数が異なる場合もあります。

出勤率の計算方法

全労働日の8割以上出勤しているかを確認するためには、出勤率を計算する必要があります。出勤率は「出勤した日数÷全労働日×100」で求め、その値が80％以上であれば有給休暇の付与条件を満たします。

出勤日に含める日と含めない日

出勤率を計算する際は、出勤した日数に含める日と含めない日を正しく区別する必要があります。所定労働日ではない休日は全労働日に含まれませんが、有給休暇の取得日・業務上の傷病による休業日・産前産後休業および育児休業・介護休業も法律上は出勤日として扱われます。

※参考：しっかりマスター 有給休暇編｜厚生労働省

付与日数の計算方法

有給休暇の付与日数は、勤続年数や所定労働日数に応じて決まります。それぞれの条件における適用基準を確認し、適切に管理しましょう。

正社員の付与日数の基準

正社員などの週5日以上勤務する一般的な労働者は、労働基準法で定められた基準に基づいて有給休暇が付与されます。初回の付与日数は、入社から6か月継続勤務した際の10日です。その後は勤続年数に応じて付与日数が増えていき、6年6か月以降は毎年20日ずつ付与されます。

パート・アルバイトの付与日数の基準

有給休暇は雇用形態ではなく実際の所定労働日数によって付与日数が決まるため、パート・アルバイトも付与条件を満たせば有給休暇を利用できます。

週5日以上勤務する場合は正社員と同じ付与日数が適用され、週の所定労働日数が4日以下または年間所定労働日数が216日以下の場合は勤務日数に比例した日数が付与されます。

※参考：しっかりマスター 有給休暇編｜厚生労働省

半日休・時間単位有給休暇の取得・管理方法

企業が就業規則などで定めている場合は、有給休暇を半日単位や時間単位で取得することも可能です。時間単位年休は労使協定を締結した場合に導入でき、近年は導入する企業が増えています

ただし、取得できる日数は年間を通して5日分までと定められているため、適切に管理する必要があります。

※参考：3．年次有給休暇の時間単位付与｜厚生労働省

有給休暇取得時の給与計算方法

ここからは、給与計算時における有給休暇取得日の取り扱いについて解説します。有給休暇取得日は賃金が発生しますが、賃金の計算方法はいくつかあります。

通常の賃金と同額を支払う方法

最も一般的なのが、有給休暇を取得した日を通常勤務したものとみなし、通常どおりの賃金を支払う方法です。「基本給÷1か月の所定労働日数」を求めますが、月給制の従業員では給与額が変わらないケースが多く、最も管理がしやすい方法といえます。日給制や時給制の場合は、その日に通常勤務した場合の賃金を基準として計算します。

平均賃金を用いる方法

平均賃金を用いる方法では、労働基準法に基づいて算出した平均賃金を有給休暇取得日の賃金として支払います。平均賃金は原則として「直前3か月間の賃金総額÷その期間の総日数（暦日数）」で計算します。なお、平均賃金が「直近3か月間の賃金総額 ÷ その期間の実労働日数 × 0.6」で求める「最低保障額」を下回る場合は、最低保障額を採用して支払わなければなりません。

標準報酬月額を用いる方法

従業員が健康保険に加入している場合は、標準報酬月額を基準として有給休暇中の賃金を支払うことも可能です。

健康保険法で毎年定められる標準報酬月額を利用し、「標準報酬月額÷30」で標準報酬日額を求め、その金額を有給休暇取得日の賃金として支払います。こちらの方法は、労使協定を締結した上で、就業規則にも明記されている場合のみ採用できます。

アルバイト・パートの計算方法

アルバイト・パートが有給休暇を取得した場合は、その日に勤務した場合の所定労働時間に応じた賃金を支払うケースが一般的です。例えば時給1,200円で1日の所定労働時間が6時間の場合、7,200円を支払うことになります。なお、企業によっては平均賃金や標準報酬日額を採用している場合もあります。

：半日休・時間単位有給休暇の計算方法

半日休の場合は、就業規則で定めた半日分の所定労働時間に対応する賃金を支払います。時間単位有給休暇の場合は、取得した時間数に応じて賃金を支払います。

賃金の算出方法は1日単位の有給休暇取得時と同様に、通常の賃金と同額を支払う方法・平均賃金を用いる方法・標準報酬月額を用いる方法のいずれかを適用しましょう。

※参考：しっかりマスター 有給休暇編｜厚生労働省

有給休暇の管理に関する注意点・法令

企業は有給休暇を付与するだけでなく、法令に沿って適切に管理・運用することが求められます。

勤続年数の計算方法

有給休暇の付与日数は勤続年数に応じて決まるため、入社日を基準として正確に管理する必要があります。勤続年数は原則として雇入れの日から継続して勤務した期間で計算し、定年後の再雇用・アルバイトから正社員への転換・在籍出向などの雇用形態の変更があった場合も継続勤務とみなします。

なお、休職期間の取り扱いは状況によって異なるため、労働基準法や就業規則を確認しながら適切に判断しましょう。

有給休暇の繰越と消滅時効

有給休暇は、付与された日から2年間に限って有効です。年度中に取得しなかった有給休暇は翌年度へ繰り越せますが、2年を経過すると時効により消滅します。労務・管理担当者は従業員に残日数や有効期限を定期的に周知し、従業員が有給休暇を計画的に取得できるように管理することが求められます。

労働基準法における5日の取得義務と罰則

2019年4月の労働基準法改正により、企業は年10日以上の有給休暇が付与される全ての従業員に対し、毎年5日以上の有給休暇を取得させることが義務化されました。従業員が自ら5日を取得しない場合は、企業が時季を指定して取得させなければなりません。

こちらの法令に違反すると、対象となる従業員1人につき30万円以下の罰金が科される場合があります。コンプライアンスを遵守するためにも、従業員の取得状況を正確に把握し、計画的な取得を促す仕組みを整備することが重要です。

※参考：しっかりマスター 有給休暇編｜厚生労働省

就業規則における有給休暇の定め方

社内における有給休暇の運用ルールは、就業規則で明確に定めておく必要があります。事業主は就業規則において、付与日・申請フロー・時季変更権の取り扱い・半日休や時間単位年休の運用方法などを労働基準法や労使協定に基づいて具体的に記載しなければなりません。

なお、有給休暇取得時の給与計算方法も就業規則で明記することが求められます。

※参考：第5章 休暇等｜厚生労働省

有給休暇取得時の通勤手当やその他手当の取り扱い

有給休暇取得時の通勤手当や各種手当の支給方法は、手当の性質や就業規則の内容によって異なります。例えば、実際の通勤日数に応じて支給する通勤手当は、有給休暇取得日に支給対象とならない場合があります。

一方で、役職手当や資格手当など勤務実績に左右されない手当は、通常どおり支給されることが一般的です。自社の賃金規程を確認し、従業員へ分かりやすく周知することが重要です。

実務における有給休暇の管理方法

有給休暇を適切に管理するためには、自社の規模や運用体制に合った管理方法を選ぶことが大切です。

Excelや紙ベースで管理する

Excelや紙の管理台帳を利用する方法は、運用コストを抑えられる点がメリットです。従業員数が少ない企業では比較的運用しやすいといえますが、付与日数や残日数の計算を手作業で行うため、入力ミスや計算ミスが発生しやすい点には注意が必要です。

勤怠管理システムを活用する

勤怠管理システムを導入すると、有給休暇の付与日数や残日数、各従業員の取得状況を自動で計算・管理できます。有給休暇の申請から承認までをシステム上で完結できるため、管理担当者の負担軽減や計算ミス防止に効果的です。

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関連記事：勤怠管理システムのおすすめ26選｜導入メリットや選び方を解説

給与計算ソフトと連携して管理する

勤怠管理システムと給与計算ソフトを連携できる場合は、連携することで有給休暇の取得状況を勤怠データとして給与計算へ自動で反映できます。システムを跨いだ際の手入力の手間が減るため、計算ミスや転記漏れを防止でき、給与計算業務の効率化にもつながります。

まとめ

企業のコンプライアンス遵守のためには、有給休暇の計算方法を正しく理解し、適切に管理することが欠かせません。付与条件や給与計算方法はもちろん、労働基準法の改正内容も正確に把握しておくことが重要です。

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